Stefan Niggemeier

E-Mail-Zusammenarbeits-Dings gesucht

Ich bin auf der Suche nach einem Programm. Bei BILDblog arbeiten wir zur Zeit so, dass mehrere Leute auf einen E-Mail-Account (über Google Apps) zugreifen, wo die ganzen sachdienlichen Hinweise einlaufen. Was die Arbeit erheblich übersichtlicher machen würde, wäre, wenn man zu jeder Mail im Postfach eine kurze Notiz für die anderen BILDblogger schreiben könnte, also etwa: „schon erledigt“, „ich kümmer mich drum“, „ist nichts“, „kannst Du morgen da mal nachfragen“ o.ä.

Kennt jemand eine Online-Anwendung oder ein Programm, mit dem sich so etwas machen lassen könnte? Die üblichen Softwarelösungen zum Customer Relationship Management (oder wie das heißt) oder irgendwelche Ticket-Systeme wären für uns vermutlich völlig überdimensioniert und unnötig komplex. Andererseits kommt man mit den Labels in GMail auch nicht weit.

Ideen, anyone?

79 Replies to “E-Mail-Zusammenarbeits-Dings gesucht”

  1. Also unterschiedliche Ordner anlegen reicht wohl nicht aus?
    Was ich bei Gruppenarbeiten recht komfortabel finde, sind personalisierte Desktops, wie z.B. http://www.protopage.com oder http://www.netvibes.com .
    Dort kann für jeden Mitarbeiter ein Tab angelegt werden, man kann sich Notizen hinterlassen, mails verwalten, feeds einpflegen, linklisten anlegen usw….
    Vielleicht ist das aber auch schon ne Nummer zu groß.

  5. OTRS. (http://www.otrs.org)

    Eine Art Webmailer für mehrere Mitleser. Wird üblicherweise im Kundendienst eingesetzt: Mehrere Support-Mitarbeiter lesen die eintreffenden Anfragen und bearbeiten diese, schieben sie sich ggf. gegenseitig je nach Zuständigkeit zu, machen Notizen, hängen Attachments dran, usw. usf.

    Und nein, es ist nicht völlig überdimensioniert für Euch, sondern sollte ganz gut passen. Komplex ist die Bedienung auch nicht. Und wer ein WordPress aufsetzen kann, kann das auch für OTRS.

    Viel Spaß.

  8. Wenn Ihr eh schon bei Google seid: In den Gmail-Labs (das grüne Symbol neben Einstellungen) gibt es „Spezialmarkierungen“, damit kann man dann die Sternmarkierung der Mails um weitere Formen und Farben erweitern, Ist zwar eine Variante ohne Kommentarmöglichkeit, reicht aber vielleicht aus, wenn Ihr Euch einigt, wer sich bei welcher Sternfarbe um die Mail kümmert. (Und für ’schon erledigt‘ und ‚ist nichts‘ gibt auch naheliegende Symbole).

    Ansonsten: auf Google Wave warten ;-)

  9. Schließe mich an. Auch ich habe mit OTRS gute Erfahrungen gemacht. Es gibt zwar noch andere Groupware-Programme, die wären aber für Deine Zwecke tatsächlich überdimensioniert. :)

  11. Wenn so eine Mail eingeht, dann kann man der Mail doch einfach antworten und diese Antwort an die eigene Mail-Adresse schicken. Man hat dann die Mail und die Notizen dazu in einem Thread.

    Mein Vorschlag.

  12. Klingt jetzt doof und hilft dir nicht, weil es erst frühe Beta für ein paar wenige Developer ist, aber ich schreibs trotzdem: Ich denke Google Wave wird sich für sowas perfekt eignen. Aber ein halbes Jahr Zeit braucht das wohl noch…

  13. Wie wär’s mit einem Blog anstatt e-mail? Muss ja nicht öffentlich sein, sondern nur für die Mitarbeiter zugänglich, würde aber exakt Euer Problem lösen.

  14. Ich empfehle sehr http://highrisehq.com ein presigekröntes Tool für Gruppenarbeit und Mini-CRM, das sehr gut mit E-Mails umgehen kann. Sehr leicht zu bedienen, man muss nichts installieren, von jedem Webbrowser erreichbar. Hauptnachteil: Gibt es nur auf Englisch und es kostet monatlich 25 Dollar (ist aber sein Geld wirklich wert).

  16. Das „Ticket System“ von Landesk kann das, die Mails gehen per Inbound direkt ins System, da kann dann ein Mitarbeiter den Status auf „In Bearbeitung“ setzen und ist der Owner des Tickets.

    Ist im Prinzip Konkurrenz zu OTRS, aber schöner und kostet was.

  18. Ich würde ebenfalls OTRS empfehlen. Das wirkt auf den ersten Blick zwar vielleicht erschlagend, dafür ist aber hinterher Ruhe – und man MUSS ja nicht alle Funktionen am ersten Tag nutzen ;)

  19. Auch ich empfehle das Ticketsystem OTRS. Ist OpenSource, reicht
    fuer die Bearbeitung bei Wikipedia (sollte daher auch fuer Euch
    ausreichen) und wird von einer deutschen Firma entwickelt, man
    benoetigt daher keine Englischkenntnisse, wenn ihr Support brauchen
    solltet und die Mailingliste nicht ausreicht).

    Gruesse, Lothar

  20. Mir fällt nur folgende Lösung ein: Emails per Script an Forum anbinden (da gibt es für die verschiedenen Forensoftware unterschiedliche Anbindungsmöglichkeiten) und dann im Forum diskutieren. Problematisch ist nur die Beantwortung der Emails. Die müsste anderswo erfolgen.

  21. Google Wave scheint da wie gemacht für euch zu sein. Dauert allerdings noch einige Monate bis zum Release.

  29. Wave ist das Ding, aber noch nicht fertig…
    Ihr seit aber nicht irgendwer, sondern Bildblog.de…
    schreibt doch einfach mal ne mail an google deutschland, evtl. bekommt Ihr eines der begehrten Sandbox Accounts!?

  30. wie wäre es, einfach auf die email zu „antworten“ und als draft abzuspeichern (also nicht losschicken)?
    dann kann man im draft ein kommentar platzieren und es wird ja mit der email abgespeichert.

  32. Schließe mich meinen Vorrednern an, die OTRS empfehlen.
    Anfangs wirkt es etwas übermächtig, aber wenn man mal dahinter gestiegen ist, kann es einem die Arbeit enorm erleichtern.
    Von technischer Seite her benötigt es:
    – Einen Webserver, der per CGI oder mod_cgi Perl-Applikationen betreiben kann (Apache + mod_perl, nginx, lighttpd, cherokee etc. + FastCGI, …)
    – Einen SQL-Server (MySQL, Oracle, PostgresQL, …)
    – Windows oder Linux als Basisbetriebssystem

    Setze OTRS in vielen Bereichen ein und kenne auch einige Großkundensetups, in denen es seit langer Zeit klaglos seinen Dienst verrichtet.

    Bei Fragen gibt es eine ordentlich frequentierte Mailingliste, #otrs im Freenode-Netzwerk, das deutsche Forum http://otrs-forum.de oder auch meine e-Mail-Adresse.

    Gruß, Elias P.

  35. oder einfach den gmail-Posteingang als RSS-Feed für Google-Reader abonieren und via Reader dann Kommentare hinzufügen.
    geht aber glaub nur wenn HTTPS nicht aktiviert ist…?

  36. Eine Lösung die noch nicht genannt wurde, wäre, eine Google group zu eröffne, die privat zu machen, und dann alle mails von dem „kontakt-account“ auf die liste weiterzuleiten. wenn man was gemacht hat, anwortet man dann einfach auf den eintrag vom „kontakt-account“

    der vorteil wäre, dass man das in wenigen minuten eingerichtet hat und es testen kann.

  37. Wenn OTRS für die Nerds ist, dann ist das für die Anti-Nerds: Von den gleichen Jungs, die Highrise machen, gibts auch Backpack, http://backpackit.com/, ein Mini-Intranet für Kleinfirmen, das auch sehr gut mit E-Mails zusammenarbeitet. Noch einfacher als Highrise und günstiger. Man kann damit auch nebenbei die Zusammenarbeit des Teams sehr gut und einfach organisieren.

  39. Eine weiter Empfehlung ist vielleicht das hier:
    Legt euch Labels an für jeden Mitarbeiter, dazu Filter die auf „[email protected]“ reagieren und schickt die Mail dann weiter an die jeweilige Adresse, mit allem Komfort den das Weiterleiten hat und der Möglichkeit, dass trotzdem noch alle die Mail lesen können.

  43. Also ich würde es da wie #41 machen. IMAP nehmen und Unterordner anlegen.

    Aber das ist halt die Ultraeinfach-Variante. Kapiert dafür jeder. Ich habe es aufgegeben, mit toller Technik zu wedeln, die dann doch keiner nutzt.

  44. Wie oben schon mal erwähnt, falls alle in Apple Mail arbeiten, ist Mail Tags eine sehr gute Lösung:

    http://www.indev.ca/MailTags.html

    Man kann nicht nur Tags vergeben, sondern auch ausführliche Notizen zu den einzelnen Mails hinterlegen, die über IMAP auch bei allen Nutzern erscheinen. Läuft 1a.

  45. Um mal ein nicht so komplexes, allerdings kostenpflichtiges Ticket system vorzuschlagen: https://lighthouseapp.com

    Das ganze hat eine nette API für die eingehenden Mails und man kann jedes ticket (-> sachdienlicher Hinweis) beliebige Tags geben und auch einen status zuweisen sowie kommentieren. Das ganze ist zwar etwas softwareentwicklungs-orientiert, lässt sich aber auch ganz schön für solche sachen verwenden, solange man sich mit allen mitbenutzern einig ist, nach welchen kriterien man tags etc vergibt.

  46. würde die „superstars“ empfehlen, die in den gmail labs zu aktivieren sind.
    damit kann man nicht nur einen „star“ vergeben, sondern eben ~15 verschiedene, rufzeichen, fragezeichen, in versch. farben, etc.
    für ein „a macht x“, „b hat y schon erledigt“ system müsste das reichen ;)

  47. Eigentlich nur eine Frage der Ablage in entsprechend markierten Ordnern im Mailfach. Und dann richten wir mal den gedanklichen Blick auf dem Schreibtisch eines durchschnittlichen Bildbloggers….nee….neee…du brauchst irgendeine tolle Software.
    Bloß keine Ablage!

  48. Hi,
    mit GMail könntest du das so machen: Die betreffende Nachricht öffnen, auf Weiterleiten klicken, als Empfänger die eigene Mailadresse eingeben und statt dem Text der Ursprungsnachricht deine Notiz schreiben. Wenn du die Nachricht absendest, speichert Google sie zusammen mit der ursprünglichen Nachricht als Konversation, sodass immer beide zusammen angezeigt werden. Weitere Notizen lassen sich nach dem gleichen Prinzip hinzufügen. Wichtig ist nur, dass der Betreff nicht geändert wird, sonst funktioniert es nicht.

  51. Warum einfach, wenn man um tausend Ecken denken kann…

    Goggle bietet auch Docs an. Einfachste Lösung: Tabellen benutzen und Mail markieren. Z..B. einfach ein Stern davor setzen, dass die Mail schon jemand bearbeitet hat. Daneben die Tabelle für alle Freischalten und die Mail+Name der Person, die daran sitzt oder ähnliches.

    Da muss nichts extra konfiguriert werden, ist idiotensicher und übersichtlich

  52. Nachtrag: „Daneben die Tabelle für alle Freischalten und die Mail+Name der Person, die daran sitzt oder ähnliches.“ … eintragen.

    Ist schon spät

  53. An der Uni haben wir immer mit dem Ticketsystem Mantis (http://www.mantisbt.org/) gearbeitet, um die Wünsche, Fehler etc. bzgl. des installierten LMS zu bearbeiten. Als Laie hatte ich jetzt nicht den Eindruck, dass Mantis überdimensioniert gewesen sei.

  54. Ein Ticketsystem ist wirklich zu aufwendig.

    Ich würde die mails ausdrucken und dann entsprechend labeln, tackern und mit einem Kugelschreiber Notizen hinzufügen. Und dann einfach an die BildBlogKollegen versenden. Eine Kopie machen und abheften. Fertig.

  56. Probier doch mal die Firefox-Extension Google Notes aus:

    „Gmail Notes is a web application that adds annotations to Gmail. With Gmail Notes, you can create a private note for each conversation in your Gmail account. You can make a note to, for example, summarize the key points in a long conversation thread. Or to outline some thoughts for a follow up email or phone call. For a list of more ways to use Gmail Notes, see our Typical Uses page.“

    Scheint ziemlich genau das zu sein, was du suchst, Stefan. Die Notes werden bei Google abgelegt – allerdings außerhalb von Gmail, was ein paar techn. Einschränkungen mit sich bringt. Das wird aber alles sehr klar und übersichtlich auf der Homepage beschrieben.

    Dort werden sympathischerweise sogar alternative Wege angeführt (Drafts, Replies, Tasks,…) um mit reinen Gmail-Bordmitteln Anmerkungen abzubilden.

    Auf jeden Fall solltet ihr auch die Lab-Anwendung „Superstars“ aktivieren. Damit gibt’s dann aussagekräftigere Sternchen-Alternativen (zB Häkchen, Fragezeichen,…), die auf jeden Fall hilfreich sein werden.

  57. Uh, der Vorschlag kam eh schon – sogar exakt eins drüber und bei #2 – aber irgendwie hatte dieses zusätzl. „Greasemonkey“ im Namen bei mir die synaptische Verbindung gekappt ;-)

  59. Mailminder würde sich für so etwas eignen, ich weiß aber natürlich nicht, wie hoch euer tägliches Aufkommen ist, da es sich hierbei natürlich schon um eine professionellere Lösung handelt.

  60. probiert’s mal mit mantis. das ist eigentlich eine bug-tracking-software, aber die sollte ihren zweck erfüllen. bei uns im büro laufen sämtliche aufträge über dieses system, und es hat sich bewährt!

  62. wenn eh schon der google account genutzt wird, einfach mit labeln arbeiten … ist das einfachste in der gewohnten umgebung … ansonsten hilft wirklich nur ein ticketsystem ala otrs

  64. Hi wenn du zu einem der Glücklichen gehörst, die Google Wave Beta ausprobieren dürfen(so wie ich :-) ), denke ich, das damit, dein Problem gut gelöst würde.

  65. Wikimedia nutzt OTRS, fährt gut damit. Eher unschönes (aber anpassbares) Interface, vernünftige Rechte. In der Summe etwas zu groß für Euren bedarf, aber schöner formuliert: Platz zum Wachsen.

  68. Ich würde auch Google Wave empfehlen, dieses kommt allerdings erst Ende des Jahres raus.

    Wenn es aber erstmal draußen ist, dann wird es vermutlich alles hier genannte toppen.

  69. Hallo, ich setze bei meine Kunden einen Account der Domainfactory ein. Mailkonto wird dahin umgeleitet, ist ein vollwertiges Exchange Konto. Also u.a. per Webaccess zu erreichen. Man bekommt ein Office 2007 umsonst, für die Dauer der Nutzung dazu. Meine Kunden setzen das auch so ein: Mehrere User, die über Outlook 2007 oder eben Webaccess , gleichzeitig darauf zu greifen. Da kann man dann die Kategorien nutzen, und genau das machen, was ihr da vor habt (also schon erledigt oder was auch immer zu den einzelnen mails schreiben)- ist dann für alle die gleichzeitig drauf zu greifen zu sehen. Ich benutze das auch selber, da ich immer mit mehrere Rechnern gleichzeitig unterwegs bin ( habe eine kleine EDV Firma). Die ersten 3 Monate sind kostenlos. Dann kostet 1 Account 12,98 .Aber der eine sollte ja auch reichen.Und man hat alle Exchangemöglichkeiten.Wenn man also nix überdimensioniertes haben will, passt das schon.Bei weiteren Fragen, könnt ihr euch auch gern melden.
    Ach so info gibt es hier http://www.df.eu/de/produkte/managedexchange/

    Beste Grüße die Lotte

  70. Auch in Thunderbird (nachdem hier schon ausführlich auf Outlook [nur Win*] und Apple Mail [nur MacOS] hingewiesen wurde) kann Mails farbig machen. :) Das heißt da „Schlagwörter“. Die 5 schon vorgegebenen kann man ändern und noch weitere anlegen. Zusammen mit IMAP stehen die dann anderen auch zur Verfügung. Wenn man dazu noch Unterordner für die einzelnen Mitarbeiter anlegt oder globale Unterorder, wie „ist nix“ oder „muss morgen noch mal wer gucken“. Sollte das doch dicke reichen. Wenn GMail IMAP-Flags (die Schlagwörter eben) kennt, sollte es sogar mit dem aktuellen Account gehen. Oder?

  71. Wäre eine Mailingliste nicht auch ein gangbarer Weg? Den Maillistserver muß man natürlich auch erst einrichten und irgendwo laufen lassen.

    Vielleicht keine Alternative, vielleicht aber doch, ist Gobby, der kollaborative Texteditor der auf P2P-Basis arbeitet, also ohne allwissende Krake im Zentrum. Eigentlich ist der gedacht, um gemeinsam und zeitgleich Texte zu schreiben. Mit Mail hat es erstmal nichts zu tun.

  75. Einfach die Mails per IMAP abrufen und dann Ordner für die einzelnen „Bearbeiter“ erstellen. Pro Bearbeiter dann zwei Ordner like „Stefan / in Arbeit“, „Stefan / erledigt“. Somit ist für jeden anderen ersichtlich, was bereits bei wem in Arbeit bzw. erledigt oder eben noch offen ist (liegt im Hauptpostfach).

  76. Nahezu unbekannt, aber im Grunde auch das, was du willst: Zimbra. Kann auch Labels, Kalender, Dokumentenaustausch (wie ein Wiki), weiteren Spielkram wie Instant Messaging usw. Zimbra ist natürlich auch OpenSource :)

  79. Da fällt mir auf, dass ich mich noch gar nicht bedankt habe für die vielen unterschiedlichen Tipps und Anregungen. Vielen Dank! Ich bin noch nicht dazu gekommen, mir einzelne Sachen genauer anzusehen, aber gebe dann mal Bescheid, wenn ich schlauer bin, was für uns passt.

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